Introdução
Esse tipo de informação de como emitir boletos, você não encontra de forma acessível. Geralmente você só acaba adquirindo esse conhecimento aos poucos, perguntando e acumulando o conhecimento.Escrever sobre esse assunto é tornar mais fácil a vida do escritório contábil.
Contexto
Se você está pensando em emitir boletos de cobrança dos seus honorários contábeis, o primeiro passo é você contratar um serviço de cobrança no banco, este momento é o mais crítico, pois você chega ao responsável pela sua conta corrente no banco, geralmente o seu gerente, sem saber como funciona esse procedimento, portanto preste muita atenção as dicas que serão dadas abaixo:
O gerente ou o especialista do banco em cobrança do banco vai te oferecer, ou deveria te oferecer, dois tipos de carteira de cobrança, são elas:
- Carteira sem registro ou carteira Simples: Esse tipo de carteira é a mais simples que existe e também a mais barata, pois não existe o registro, ou seja, você emite um boleto para o seu cliente e o banco só fica sabendo que o boleto existiu, quando o título for pago, geralmente no momento em que é liquidado o boleto já é descontado a taxa do boleto, que você negociou com o seu gerente.
- Carteira com registro: Nessa modalidade você registra o boleto que você vai emitir para o seu cliente, desta forma o banco fica sabendo o dia de vencimento e também o valor do título a ser pago por um determinado cliente, esse registro pode se dar de diversas formas, uma delas por exemplo, é através de algum software que o próprio banco pode disponibilizar para emissão de boletos, ou por exemplo, através de um software próprio de faturamento, nesse segundo caso você geralmente gera um arquivo remessa e entra no seu Home Banking e faz o upload desse arquivo com os títulos a serem registrados. Para você adotar esse tipo de carteira, você deve ter um objetivo bem definido, como por exemplo:
- Descontar duplicatas: Essa opção de descontar duplicatas, ocorre no momento de registro dos títulos, isso deve ser acordado com o gerente da sua conta corrente ou resposável por isso no banco.
- Protesto automático: Você pode deixar uma opção automática de protestar o seu cliente, ou seja, o próprio banco se encarrega de realizar esse processo de protesto.
- Envio de boleto pelo correio: Se você quiser que o próprio banco envie o boleto por você, você pode escolher esse tipo de carteira.
Existem outros tipos de carteira com registro que eu não acho interessante para um escritório de contabilidade. Um dos motivos pela não adoção desse tipo de carteira sem os objetivos explicados acima é por exemplo, que você registre o boleto única e exclusivamente para que saia na francesinha de pagamentos o nome de quem pagou o boleto quando ele for liquidado, quando na verdade esse trabalho de identificação do boleto pode ser feito apenas com o número do documento que foi gerado para aquele boleto, ou seja, na francesinha você consegue identificar o boleto com o seu número de identificação.
Uma coisa que deve ser salientada é que só do fato de você registrar o boleto você já paga a taxa do boleto, enquanto na carteira sem registro você só paga a taxa do boleto quando o título é liquidado.
Dica
Se você não pretende realizar nenhum dos itens citados na carteira com registro, opte pela carteira simples. Ela é mais barata e você vai conseguir controlar tranquilamente quem pagou e quem não pagou.
Procedimento
Se você tem um sistema próprio para emissão de faturas você tem que homologar seus boletos para emissão, pergunte para o seu banco como se dá esse processo de homologação.
Tenha paciência, nem todo mundo no banco domina esse assunto, pergunte por algum especilista ou pelo telefone de suporte tecnologico do seu banco.
O único que pode entrar em contato com o banco para pedir informações entre outras coisas é o dono do escritório de contabilidade, não espere que a empresa do seu software de faturamento entre em contato com o seu banco, pois isso existe uma série de senhas entre outras coisas.
